Um guia prático para acompanhar seu trabalho do orçamento ao recebimento.
1. 🚀 Começando na RCI Fretes
A RCI Fretes foi desenvolvida para acompanhar seu trabalho desde o primeiro orçamento até a conclusão da operação e o recebimento. Você não precisa configurar toda a plataforma antes de começar. Faça primeiro o essencial e complete as demais informações conforme forem necessárias no seu dia a dia.
Criando seu acesso
No primeiro acesso, informe seus dados básicos para criar sua conta.
O e-mail merece atenção especial: utilize um endereço ao qual você realmente tenha acesso e confira se foi digitado corretamente. Ele faz parte da identificação e comunicação da sua conta.
Se você possui MEI, ME ou outra empresa, pode informar o nome que utiliza profissionalmente. Se trabalha somente em seu próprio nome, essa informação pode ser deixada em branco.
🏠 Conhecendo o Início
Ao entrar na RCI Fretes, você chega ao Início, também chamado de Dashboard. Essa tela funciona como um resumo do seu dia de trabalho e ajuda a mostrar o que precisa da sua atenção e qual é o próximo passo das operações em andamento.
Você não precisa entender todos os indicadores logo no primeiro acesso. Eles passarão a fazer mais sentido naturalmente conforme suas operações forem sendo registradas.
⚙️ Antes do primeiro orçamento
Antes de criar seu primeiro orçamento, faça uma rápida visita a Configurações. Confira 👤 Meus dados, 🏢 Empresa quando aplicável e, principalmente, 🚚 Veículos.
Não é necessário preencher todas as demais configurações agora. Você poderá voltar e completá-las conforme precisar.
🚚 Cadastre seu primeiro veículo
O cadastro de pelo menos um veículo é especialmente importante porque ele participa dos cálculos do orçamento. Informações como consumo e custos ajudam a RCI Fretes a estimar os custos da operação e analisar o valor do frete.
💡 Ajuda Rápida
Nas principais telas você encontrará o botão 💡. Ele abre uma orientação relacionada exatamente ao ponto da plataforma em que você está.
A exibição pode ser controlada em ⚙️ Configurações → Ajuda nas telas.
Pronto para começar
Com seu acesso criado, os dados básicos conferidos e pelo menos um veículo cadastrado, você já está preparado para criar seu primeiro orçamento.
O Orçamento é o ponto de partida de uma operação na RCI Fretes. É aqui que você reúne as informações do serviço, calcula o valor do frete, avalia o resultado e conduz a negociação com o cliente até chegar à aprovação e ao agendamento da viagem.
A lógica do fluxo
Montar o Orçamento → Avaliar o resultado → Conduzir a negociação até Aprovação e Agendamento → Viagem
📝 Montando o orçamento
Informe origem, destino, veículo, distância e demais custos da operação. Pedágios, ajudantes e outros valores conhecidos podem fazer parte do cálculo.
📍 Origem, destino e paradas
Quando o serviço possuir pontos intermediários, utilize Paradas da rota. Elas ajudam a organizar a sequência da operação e poderão ser acompanhadas durante a viagem.
📊 Avaliando o resultado
A RCI Fretes apresenta uma prévia que ajuda a entender a relação entre valor cobrado, custos estimados e resultado da operação. A 🎯 Meta de faturamento também é utilizada como referência.
👤 Definindo para quem é o orçamento
Contato avulso é indicado para cliente esporádico ou atendimento pontual. Cliente cadastrado reaproveita os dados da sua carteira. O Solicitante identifica a pessoa que solicitou ou autorizou o serviço.
💾 Salvando e negociando
Ao salvar, você passa a ter uma proposta registrada que poderá evoluir conforme a negociação. Se alguma condição mudar, atualize o orçamento para que continue representando o combinado.
📤 Enviando o orçamento
Enviar Orçamento prepara a apresentação da proposta para conferência e compartilhamento com o cliente.
🔄 Revisar ou clonar
Revisar mantém aquela negociação e permite alterá-la. Clonar utiliza um orçamento existente como base para iniciar outra negociação.
✅ Aprovação
Quando o cliente aceitar a proposta, registre a aprovação. A operação deixa de ser apenas uma proposta e passa a caminhar para execução.
📅 Agendando a viagem
Informe quando a operação deverá começar e sua previsão de término. Em Final da operação, escolha 🏁 Encerrar no destino ou 🏠 Retornar para a base, conforme o que realmente fará parte da viagem.
💰 Programando o recebimento
Registre como e quando espera receber pelo serviço. Se houver parcelas, os percentuais devem representar o valor total previsto.
🚚 Pronto para a viagem
Depois da aprovação e programação, a operação estará preparada para execução. Quando chegar o momento combinado, aparecerá 🚚 Iniciar viagem.
3. 🚚 Viagem / Operação
Depois que o orçamento foi aprovado e a viagem programada, chega o momento de executar o serviço. A RCI Fretes passa a registrar o que realmente está acontecendo na operação.
🚚 Iniciando a viagem
Utilize 🚚 Iniciar viagem quando o serviço realmente estiver começando.
📍 Paradas da rota
Quando houver paradas programadas, utilize Cheguei ao alcançar cada uma delas para manter a sequência da operação atualizada.
⏸️ Pausando uma viagem
Use ⏸️ Pausar viagem quando a operação precisar ser interrompida temporariamente e ainda houver intenção de continuá-la.
↩️ Cancelar início da viagem
Use quando a viagem foi iniciada por engano ou ainda não deveria ter sido iniciada. A operação volta ao estado anterior.
❌ Cancelar viagem
Use quando o serviço realmente não será mais realizado. Antes de cancelar, verifique se a situação não é apenas atraso ou interrupção temporária.
✅ Concluir serviço
Registra que o transporte ou serviço no destino foi concluído. Isso nem sempre significa que toda a viagem terminou.
🏁 Encerrar no destino ou 🏠 Retornar para a base
Se a operação encerra no destino, a conclusão do serviço representa sua etapa final naquele percurso. Se houver retorno para a base, a entrega pode estar concluída, mas a viagem continua acompanhando o retorno.
🏁 Finalizando a viagem
Utilize 🏁 Finalizar viagem quando toda a operação prevista estiver realmente encerrada.
💰 E o pagamento?
O término da viagem não significa necessariamente que o cliente já pagou. O pagamento deve ser registrado no 💰 Financeiro quando o dinheiro realmente entrar.
4. 📚 Histórico / Operações
O Histórico reúne seus trabalhos nas diferentes etapas. É aqui que você localiza uma operação e continua de onde parou.
🔎 Localizando uma operação
Use a pesquisa para encontrar rapidamente um trabalho específico por informações como cliente, origem ou destino.
🗂️ Usando os filtros
Os filtros permitem visualizar somente as operações de determinada etapa. O número junto ao filtro indica quantas operações existem naquela categoria.
🚚 Entendendo os cards
Cada card apresenta informações principais como cliente, rota, data, valor e situação atual.
👉 Abrindo uma operação
Toque no card para consultar detalhes e acessar as ações disponíveis para aquela etapa.
➡️ Próxima ação
Quando houver uma etapa que precisa continuar, a Próxima ação indica o próximo passo esperado.
🔄 A operação acompanha o trabalho
O Histórico não é somente um arquivo de trabalhos antigos. Ele também acompanha operações que ainda estão acontecendo.
5. 📅 Agenda Pública
A Agenda Pública permite compartilhar sua programação e disponibilidade com clientes e parceiros. Quem recebe seu link pode consultar os períodos apresentados e, quando disponível, enviar uma solicitação de frete.
🔗 Compartilhando sua agenda
O link da Agenda Pública pode ser compartilhado com clientes e parceiros. A pessoa consulta a agenda sem precisar entrar na sua conta da RCI Fretes.
🚚 Suas operações na agenda
Conforme as operações são programadas e avançam, a agenda pode refletir seus compromissos sem expor todos os detalhes internos do trabalho.
🔒 Indisponibilidade
Quando souber que não poderá atender em determinado período, crie um bloqueio. Sem horários definidos, a indisponibilidade pode representar o dia inteiro.
🔐 Motivo interno e observação pública
Motivo interno serve para sua organização e não aparece ao cliente. Observação pode ser exibida na Agenda Pública quando você escolher.
📝 Alterando uma indisponibilidade
Os próximos bloqueios podem ser abertos e alterados quando horário ou observação mudarem.
📩 Solicitações de frete
Pedidos enviados pela Agenda Pública aparecem em Solicitações. Você analisa as informações e decide como prosseguir.
Quando as notificações correspondentes estiverem habilitadas, a RCI Fretes pode chamar sua atenção para novas solicitações.
6. 👥 Clientes
A área Clientes reúne as pessoas e empresas para as quais você realiza seus serviços. A carteira pode ser construída naturalmente conforme os atendimentos acontecerem.
➕ Cadastrando um cliente
Cadastre uma pessoa ou empresa e mantenha principalmente as informações que realmente serão úteis nos atendimentos.
🔎 Localizando clientes
Use a pesquisa para encontrar um cadastro e atualize os dados quando necessário.
👤 Contatos
Organize as pessoas com quem você trata dentro de um cliente. Um contato pode ser utilizado como Solicitante da operação.
📍 Locais
Guarde endereços recorrentes para reaproveitá-los como origens, destinos e outros pontos utilizados com frequência.
🚚 Cliente durante o orçamento
Cliente cadastrado reaproveita dados e mantém operações relacionadas à carteira. Contato avulso permite atender um cliente esporádico sem criar cadastro permanente.
Uma carteira que cresce com seu trabalho
👥 Cliente → para quem você trabalha
👤 Contato → pessoa com quem você trata
📍 Local → endereço utilizado nos atendimentos
👤 Solicitante → quem solicitou ou autorizou aquela operação
7. 💰 Financeiro
O Financeiro ajuda você a acompanhar os valores dos serviços realizados, saber o que tem a receber e registrar os pagamentos conforme eles realmente acontecem.
📅 Programar recebimento
Defina como e quando espera receber o valor do frete. O recebimento pode ser dividido em parcelas; quando houver várias, a soma dos percentuais deve completar 100%.
💵 A Receber
Total é o valor da operação. Recebido mostra quanto já foi registrado como pago. Saldo mostra quanto ainda falta receber. Pagamentos parciais mantêm o restante como saldo pendente.
✏️ Alterações
Quando necessário, ajuste a condição de recebimento, o saldo pendente ou o vencimento de uma parcela.
💵 Registrar recebimento
Use Registrar recebimento somente quando o pagamento realmente acontecer.
📧 EM PREPARAÇÃO
Quando uma operação aparecer como EM PREPARAÇÃO, ela já está vinculada a uma cobrança que está sendo preparada na 📧 Central de Cobranças. Nesse momento, a cobrança ainda não foi enviada ao cliente.
📧 Financeiro e Cobranças
💰 Financeiro acompanha valores previstos, vencimentos, pagamentos e saldos. 📧 Cobranças prepara e envia ao cliente a cobrança dos serviços.
📊 Acompanhando seus resultados
Os indicadores da tela principal oferecem uma visão rápida da movimentação financeira. O controle detalhado continua sendo feito nas próprias operações.
8. 📧 Central de Cobranças
A Central de Cobranças é onde você prepara, organiza e envia ao cliente as cobranças dos serviços realizados. Ela trabalha em conjunto com o 💰 Financeiro.
📧 Nova cobrança
Inicie uma nova cobrança e reúna uma ou mais operações antes de preparar o envio ao cliente.
👥 Escolhendo o cliente
Selecione o cliente e toque em Mostrar operações. Isso não inclui automaticamente todas as operações; a próxima etapa permite escolher quais serviços serão cobrados.
🚚 Selecionando as operações
Marque somente as operações que deverão fazer parte da cobrança e confira os valores. Prazo, vencimento, assunto, mensagem e observações internas podem ser definidos conforme a necessidade.
🟣 Preparando
Enquanto você trabalha na cobrança, ela fica em Preparando e ainda não foi enviada. Você pode conferir valores, alterar, excluir ou seguir para a preparação do envio.
✉️ Editar e enviar cobrança
Confira destinatários, assunto, mensagem, linha digitável quando aplicável, pré-visualização e anexos antes do envio.
🟡 Aguardando
Depois do envio, a cobrança permanece em acompanhamento enquanto existir valor pendente.
🟢 Quitada
Quando os recebimentos forem registrados e não houver mais saldo pendente, a cobrança estará Quitada.
Precisa preparar ou enviar algo ao cliente? Use 📧 Cobranças. Precisa consultar vencimento, saldo ou registrar um pagamento que entrou? Use 💰 Financeiro.
9. ⚙️ Configurações
Em Configurações você prepara a RCI Fretes com seus dados, informações profissionais, veículos e preferências de uso. Você não precisa configurar tudo de uma vez.
👤 Meus dados
Mantenha suas informações pessoais e profissionais. Preencha somente o que fizer sentido para sua utilização. O ID público identifica sua conta e pode ser copiado quando necessário.
🏢 Empresa
Se possui MEI, ME, outra empresa ou utiliza nome fantasia, mantenha aqui as informações empresariais separadas dos seus dados pessoais.
🚚 Veículos
Cadastre os veículos utilizados no trabalho. Consumo e custos ajudam nos cálculos e na análise dos orçamentos. Você pode definir um veículo principal e inativar um veículo sem apagar seu histórico.
📤 Enviar dados e documentos
Escolha exatamente quais dados e documentos deseja compartilhar, confira a prévia e utilize os meios disponíveis ou gere PDF.
💳 Minha assinatura
Acompanhe plano atual, situação, validade, dias restantes e histórico de pagamentos, conforme disponível.
🤝 Indique um colega
Quando o Programa de Indicação estiver disponível, compartilhe seu link individual. O colega faz o cadastro e passa pelo período de teste normalmente. O cadastro sozinho não libera o benefício; os dias da campanha são creditados após o primeiro pagamento elegível confirmado.
🎯 Meta de faturamento
A meta é uma referência sobre o custo estimado da viagem, não uma porcentagem de lucro. Por exemplo, 300% representa uma referência de faturamento equivalente a 3 vezes o custo estimado.
📅 Agenda Pública
Aqui ficam as configurações relacionadas à sua Agenda Pública. O uso da agenda é explicado no capítulo específico.
📝 Sugestões
Canal para enviar sugestões, críticas e ideias de melhoria ao suporte RCI.
🔔 Notificações
Escolha quais avisos deseja receber neste aparelho. Categorias podem ser ativadas individualmente e viagens podem ter antecedência configurada.
💡 Ajuda nas telas
Controla a exibição do botão 💡 nas áreas que possuem orientação contextual. Você pode desativar quando estiver familiarizado e ativar novamente quando quiser.
10. 🧭 Orientações finais
Você chegou ao final do Manual do Usuário da RCI Fretes. Isso não significa que precisa memorizar tudo o que leu.
💡 Ajuda no momento em que você precisa
Nas principais telas, toque no 💡 para receber uma explicação relacionada exatamente à etapa em que você está.
A Ajuda Rápida pode esclarecer diferenças como Contato avulso × Cliente cadastrado, Programar × Registrar recebimento, Pausar × Cancelar viagem, Concluir serviço × Finalizar viagem e Cobrança em preparação × Cobrança enviada.
⚙️ Ativando ou desativando a ajuda
A exibição do botão 💡 pode ser controlada em ⚙️ Configurações → Ajuda nas telas.
Quando precisar reencontrar uma operação, utilize 📚 Histórico. Quando precisar saber o próximo passo, observe a situação e a Próxima ação. Quando precisar de orientação na tela, procure o 💡.
🔄 A RCI Fretes continua evoluindo
A plataforma poderá receber novos recursos, melhorias e ajustes ao longo do tempo. Este Manual também poderá ser atualizado para acompanhar essa evolução.
📖
Sobre este Manual
Manual do Usuário — RCI Fretes
Este Manual acompanha os recursos e conceitos disponíveis na plataforma e poderá ser atualizado conforme a RCI Fretes evoluir.
As 💡 Ajudas Rápidas disponíveis dentro da plataforma complementam este conteúdo com orientações relacionadas à tela que você estiver utilizando.